1. Statut juridique des demandes envoyées par courrier électronique aux collectivités locales
Il existe des incertitudes quant à la valeur que l’on doit accorder à des demandes parvenant à l’administration sous forme de courrier électronique. Cependant il n’y pas de raison, en droit, de traiter de manière discriminatoire les courriers envoyés sous forme électronique.
En effet selon la jurisprudence du Conseil d’Etat, sauf dispositions particulières, la forme des demandes ou réclamations adressées à l’administration est libre, et peut donc se faire sous forme électronique.
Selon l’article 16 de la loi du 12 avril 2000 : "Toute personne tenue de respecter une date limite ou un délai pour présenter une demande, déposer une déclaration, exécuter un paiement ou produire un document auprès d'une autorité administrative peut satisfaire à cette obligation au plus tard à la date prescrite au moyen d'un envoi postal, le cachet de la poste faisant foi ou d'un procédé télématique ou informatique homologué permettant de certifier la date d'envoi." De la sorte, les échanges électroniques entre usager et administration sous forme électronique sont juridiquement reconnus, mais reste la question de la datation par procédé informatique ou télématique qui n’est pas encore précisée.
Les courriers électroniques pourraient alors donner naissance à des décisions implicites, à condition qu’ils comportent toutes les mentions que les textes législatifs et réglementaires imposent. Dans ce domaine la jurisprudence n’a pas encore eu à se prononcer.
Mais se posent alors des questions de preuve, concernant notamment l’identité et la date du mail, fondamentale pour les questions de naissance de décision implicite et les délais de recours.
2. Valeur juridique des courriers électroniques
Depuis la loi du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique « l’écrit sur support électronique à la même force probante que l’écrit sur support papier » (article 1316-3 du Code civil).
Mais ceci sous réserve, comme l’énonce l’article 1316 du code civil, que la personne dont émane l’écrit électronique puisse être dûment identifiée et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
L’écrit électronique, et donc le courrier électronique, ont la même force probante que l’écrit papier, mais à condition qu’ils soient signés électroniquement.
On peut également envisager le recours à la lettre électronique recommandée, mais en l’absence de jurisprudence il n’y a pas de certitude qu’elle soit considérée comme strictement équivalente à une lettre recommandée papier.
3. Traitement des courriers électroniques par les collectivités locales
• Réponse aux mails
Les collectivités locales doivent donc s’attacher à répondre aux mails comme elles répondent aux courriers papier et ce malgré un certain flou juridique et un manque de jurisprudence.
D’autre part, il faut noter que rien n’exclut expressément du champ de la loi DCRA du 12 avril 2000 les courriers électroniques, celle-ci trouve donc à s’appliquer, notamment à propos des règles sur l’accusé de réception, qui doit mentionner le nom du service et permettre d’identifier l‘agent en charge du dossier.
• Structuration de la BAL
L’administration pouvant être saisie par tout moyen il convient que les collectivités précisent sur leur site les adresses électroniques des principaux services, et que l’administré soit incité à donner certains renseignements, et notamment l’objet précis de sa demande pour permettre de trouver le service compétent (l’administration ayant obligation de transmettre une demande au service compétent si l’administré s’est trompé dans son envoi.)
S’il n’y a de disponible sur le site que la seule adresse du webmestre, il est possible de préciser que la BAL n’est destinée à recevoir que des messages de nature technique ou liés au fonctionnement du site.
• Courrier électronique et loi « informatique et libertés »
La collectivité sera amenée à conserver des mails qui peuvent contenir des données nominatives (nom, adresse…), la CNIL recommande alors que soit déterminée la durée de conservation et qu’elle soit en relation avec l’utilisation qui sera faite des mails.
Et si la collectivité envisage de transmettre ces mails à des tiers, les administrés doivent êtres informés de cette transmission, ainsi que de leur droit de s’y opposer.
