En cas de traitement automatisé ou de collecte d’informations nominatives, le site web doit faire l’objet d’une déclaration préalable à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), la collectivité devra alors faire figurer sur son site le numéro de cette déclaration.

Il faut entendre par données nominatives toutes les informations qui permettent sous quelque forme que ce soit, directement ou non, l'identification des personnes physiques auxquelles elles appartiennent. Cette notion est donc très large et concerne aussi bien les données nominatives des usagers, que celles des agents publics et des élus de la collectivité.

Pour protéger ces données les personnes concernées disposent de plusieurs droits que la collectivité a obligation de leur mentionner.
Ainsi la loi du 06 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés impose la mise à disposition de certaines informations :

1. La diffusion d’informations nominatives sur le site

- les personnes concernées doivent être préalablement informées de tout projet de diffusion d’informations nominatives ainsi que de leur droit de s’opposer, totalement ou partiellement à cette diffusion (article 26 et 27).
- les personnes concernées doivent également êtres informées de l’existence et des modalités d’exercice du droit d’accès aux informations qui les concernent et du droit de les faire modifier, rectifier ou supprimer (article 34).

2. La collecte d’informations nominatives

- les utilisateurs du site doivent être informés du caractère facultatif ou obligatoire des réponses qu’ils sont invités à donner (article 27).
- ils doivent également être informés de la destination des informations qu’ils fournissent, ainsi que des droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des informations (article 34).

3. Les espaces de discussion

- les utilisateurs de ces espaces doivent être informés de leur finalité, de l’interdiction qui leur est faite de collecter et d’utiliser à des fins commerciales les données personnelles apparaissant dans ces espaces de discussion, et le cas échéant de l’existence d’un modérateur.
- ils doivent également être d’informés de l’existence et des modalités du droit d’accès et de rectification et du droit de demander à tout moment la suppression de leurs contributions qui ont été diffusées.

4. Le cas des cookies et des applets java

Les "cookies" et les "logs" ne doivent pas être employés à l'insu de l'internaute car ils constituent une atteinte à la vie privé et aux libertés individuelles en débouchant sur un traitement automatisé d'informations nominatives.

Ces procédés permettent la collecte invisible de données nominatives, les cookies permettant à un site d’enregistrer des informations dans l’ordinateur d’un utilisateur, les applets java étant un programme exécuté à la demande d’un site par le navigateur de l’utilisateur.

En cas de recours à ces procédés il convient, selon les recommandations de la CNIL, d’informer les visiteurs du site de leur objet et de la possibilité qu’ils ont de s’y opposer en décrivant la configuration du navigateur qu’il faut mettre en place pour se faire.

Le responsable du site doit préciser selon les mentions légales :

- qu'il s'engage à ce qu'en aucun cas ces techniques (fichiers / logs) ne soient destinés à obtenir des informations personnelles sur le profil ou sur le comportement, et que celles-ci ne seront en aucun cas communiquées ou revendues à des tiers
- qu'il ne les utilise que dans le but de faciliter la navigation de ses visiteurs et à titre d'analyse statistique.